ميزات مخفية في تقويم جوجل وكيفية استخدامها

يُساعد استخدام تطبيقات الجدولة مثل: تقويم جوجل (Google Calendar) في تعزيز الإنتاجية وتنظيم الوقت والمهام، والكثير من الأشخاص يستخدمون هذا التطبيق لإنشاء جداول لمهام العمل والأحداث المختلفة، ويحتوي تقويم جوجل على العديد من الميزات التي تساعدك في تنظيم مهامك الشخصية والخاصة بالعمل، والحصول على تذكيرات لتجنب نسيان أي مهمة.

بالإضافة إلى إمكانية مشاركة التقويم مع زملاء العمل للمساعدة في تنظيم الأحداث وغير ذلك العديد من الميزات التي قد تكون غير معروفة بالنسبة للكثيرين. لذا سنذكر فيما يلي بعض الميزات المخفية في تقويم جوجل وكيفية استخدامها:

1- إمكانية إنشاء جداول متعددة في وقت واحد:

يسمح لك تقويم جوجل بإنشاء أكثر من جدول زمني واحد ضمن التقويم نفسه. وهذا يعني أنه يمكنك فصل أنواع مختلفة من المهام بحيث يمكن تمييزها بسهولة عن مهام أخرى. على سبيل المثال: يمكنك إنشاء جدولين مختلفين، أحدهما للعمل والآخر للمواعيد الشخصية. وعندما تضع عناصر في التقويم الخاص بك، يمكنك اختيار الجدول الزمني الذي تندرج فيه.

ستتمكن من رؤية فئة المهمة بسهولة لأن التقويم سيُغيّر لون كل جدول ضمن التقويم الخاص بك. بالإضافة إلى ذلك، هناك ألوان متعددة للاختيار منها، وما عليك سوى وضع المؤشر فوق أيقونة الجدول في الجهة اليُسرى من الشاشة، ثم انقر فوق الزر الثلاثي النقاط وستظهر خيارات الألوان، ويمكنك النقر فوق أي لون تريده.

يمكنك جعل كل الجداول المختلفة تظهر في التقويم، وهذا يعني أنه يمكنك رؤيتهم جميعًا في الوقت نفسه. ومع ذلك، لديك أيضًا خيار لمشاهدة جداول زمنية محددة بشكل منفصل. ولاختيار الجداول الزمنية التي تريد رؤيتها في التقويم، انقر فوق رمز المربع في الجهة اليُسرى من اسم الجدول تحت خيار My Calendars.

2- ميزة المهام:

تشبه ميزة المهام (Tasks) في تقويم جوجل إنشاء حدث في التقويم، ومع ذلك، فهي تعمل بشكل مختلف لأنها تحتوي على المزيد من الخيارات لإضافة التفاصيل وتنظيم مساحة العمل الافتراضية.

لاستخدام ميزة المهام، اتبع الخطوات التالية:

1. انقر فوق علامة الصح الزرقاء في الجهة اليُمنى من شاشة التقويم الرئيسية. 
2. انقر فوق (أضف مهمة) Add a task، ثم ابدأ بكتابة قائمة المهام الخاصة بك وجميع المعلومات الخاصة بها. 
3. نظّم مهامك بإنشاء قوائم لإضافة هذه المهام فيها. 
4. انقر فوق زر النجمة بجوار أي مهمة للإشارة على أهميتها.

3- اختصارات لوحة المفاتيح:

إذا كنت تستخدم تقويم جوجل للعمل، فقد ترغب في إيجاد طرق لتسهيل استخدامه، ففي بعض الأحيان تحتاج إلى الوصول إلى جدولك الزمني بسرعة وإضافة أحداث جديدة. لذلك أنشأت جوجل العديد من الاختصارات في لوحة المفاتيح التي يمكن أن تقلل من الوقت المطلوب للقيام بمهام محددة.

يتطلب فتح التقويم نفسه النقر فوق أزرار متعددة، ويستغرق الأمر وقتًا أطول لإنشاء حدث جديد. ولكن يمكنك الوصول إلى جدولك الزمني بشكل أسرع، إذا كنت تستخدم متصفح جوجل كروم، فقط اكتب cal.new في شريط البحث. وبعد الضغط على مفتاح Enter، ستنتقل مباشرة إلى تقويم جوجل الخاص بك في صفحة (إنشاء الحدث) create event.

هناك أيضًا العديد من الاختصارات في لوحة المفاتيح لاستخدامها بمجرد الانتقال إلى التقويم الخاص بك. وفيما يلي بعض الاختصارات التي قد تساعد في توفير الوقت وزيادة الإنتاجية:

• عرض اليوم (Day view): d
• عرض الأسبوع (Week view): w
• عرض الشهر (Month view): m
• إنشاء الحدث (Create event): c
• تفاصيل الحدث (Event details): e

4- ميزة مشاركة التقويم مع الآخرين:

قد ترغب في بعض الأحيان بالسماح للآخرين بالوصول إلى جدولك الزمني، وخاصة زملاء العمل أو الأصدقاء، لتسهيل التخطيط للأحداث أو الاجتماعات لأنه مشاركة التقويم سيساعدهم في رؤية متى تكون متاحًا. 

ولمشاركة التقويم مع الآخرين، اتبع الخطوات التالية:

1. انتقل إلى (الإعدادات) Settings.
2. في قسم (Settings for My Calendars) في الجهة اليُسرى، انقر فوق التقويم الذي تريد مشاركته.
3. مرر إلى الأسفل حتى تصل إلى خيار (شارك مع أشخاص أو مجموعات معينة) share with specific people or groups، ثم اكتب البريد الإلكتروني لكل شخص تريد مشاركة التقويم معه. 
4. يمكنك إضافة المزيد من الأشخاص الذين يمكنهم عرض التقويم الخاص بك وقتما تريد. فقط تأكد من النقر فوق التقويم الصحيح قبل مشاركته مع الآخرين. 

5- إشعارات سطح المكتب:

سيساعد إعداد تذكيرات للأحداث في التقويم ضمان عدم نسيانك لأي حدث. وستظهر هذه التذكيرات كإشعارات في شاشة هاتفك أو حاسوبك تخبرك باسم الحدث ووقته وموقعه. 

تصلك هذه الإشعارات في هاتفك دون الحاجة إلى فتح التقويم، بينما تظهر في الحاسوب إذا فتحت تقويم جوجل في المتصفح، لكن يمكنك تشغيل إشعارات سطح المكتب باتباع الخطوات التالية لضمان وصول تذكيرات بالأحداث حتى لو لم يكن تقويم جوجل مفتوحًا:

1. انتقل إلى الإعدادات في تقويم جوجل في المتصفح، ثم انقر فوق تبويب (إعدادات الإشعارات) Notification Settings في الجهة اليُسرى. 
2. اضغط فوق خيار (الإشعارات) Notifications، ثم فعّل خيار (إشعارات سطح المكتب) Desktop Notifications.